Estágios da comunicação empresarial

A habilidade de comunicação é uma das condições mais importantes para o sucesso na comunicação entre as pessoas, troca de informações e obtenção do resultado desejado. A etiqueta empresarial passou a ser usada desde o advento das relações de mercado. Muitas culturas dão a ela um nicho separado nas relações entre as pessoas, elevando-as ao nível de cerimônias. E isso dá frutos, porque a etiqueta empresarial ajuda a estabelecer contato com um parceiro, e o sucesso de uma empresa depende muito do comportamento das pessoas durante uma reunião de negócios.

Ao contrário da comunicação comum do dia-a-dia, a comunicação empresarial tem seus próprios princípios claros e visa atingir um objetivo específico por meio do acordo e do cumprimento de obrigações. O ambiente empresarial permite-lhe fazer novos contactos úteis, dos quais depende o sucesso do negócio empreendido. Mas nem sempre os futuros parceiros podem simpatizar uns com os outros e encontrar um terreno comum.

O contato comercial é obter lucro. Todas as outras coisas sendo iguais, o vencedor é aquele que possui o conhecimento e as regras de etiqueta empresarial. É fácil seguir o exemplo da interação de dois empresários, um dos quais fácil e naturalmente leva o interlocutor às conclusões de que ele precisa, e o segundo não tem habilidades de comunicação empresarial nem oratória e é forçado a perder oportunidades de negócios lucrativas repetidamente novamente.

Assim, a comunicação empresarial é um sistema de habilidades que inclui toda uma gama de comportamento comunicativo:

• cultura de comunicação (adotada em um determinado país);
• oratório;
• ética nos negócios (regras e regulamentos);
• psicologia dos relacionamentos;
• a lógica de construção do discurso (oral e escrita);
• imagem;
• timbre de voz e entonação.

No mundo moderno, a comunicação empresarial é apresentada em várias de suas formas ao mesmo tempo:

• Conversa de negócios É uma comunicação oral ou virtual entre colegas ou sócios, destinada à discussão de problemas empresariais. Na maioria das vezes, ocorre uma conversa entre participantes da mesma área de negócios, que entendem as especificidades desse diálogo, são capazes de manter uma conversa sobre um tópico profissional restrito.
• Reunião de negócios - uma discussão claramente direcionada, cujas tarefas incluem a resolução de problemas organizacionais atuais, a análise da informação disponível para os participantes, a construção de uma linha de comportamento posterior, a tomada e o som de decisões.

• Correspondência de negócios - esta é uma comunicação oficial por meio de carta comercial, excluindo qualquer manifestação de familiaridade ou gíria. Uma carta comercial é um documento que contém uma mensagem oficial e redigida de acordo com todas as normas da correspondência comercial. Via de regra, tanto em papel quanto em meio eletrônico, o formulário da carta comercial é dotado de logomarca, endereço da empresa ou instituição. Além disso, as cartas comerciais seguem uma determinada marcação na página.
• Falar em público - interação entre o palestrante e o público. Esse tipo de comunicação empresarial é desafiador e requer habilidades para falar em público. O orador deve ser o mais competente possível na questão a ser expressa e ter as aptidões da oratória para interessar e convencer o público. Pelo tipo de apresentação do material, um discurso público pode ser informativo (relato), encorajador (agitação), persuasivo (discurso solene).

Compreender as especificidades e a importância da comunicação empresarial leva à conclusão de que ela pode e deve ser aprendida.

O cumprimento das regras de etiqueta empresarial é necessário para a construção bem-sucedida de relações comerciais entre parceiros de negócios, colegas, diplomatas de diferentes países. A cultura empresarial e o comportamento podem ser muito diferentes uns dos outros, mas existem normas de comportamento geralmente aceitas que qualquer pessoa que se preze deve cumprir, independentemente de pertencer a uma determinada sociedade.

• Pontualidade. No meio empresarial, o ditado “Tempo é dinheiro” é relevante, portanto, chegar atrasado às reuniões e fazer o interlocutor esperar é o cúmulo da antiética.
• Obrigação. O cumprimento das obrigações assumidas é a base de uma boa reputação, sem a qual uma interação bem-sucedida no ambiente de negócios é impossível.
• Confidencialidade. A capacidade de manter dados confidenciais em segredo, de guardar segredos corporativos é uma das condições para a confiança mútua e a cooperação total.
• Atitude respeitosa... O respeito ao interlocutor, a capacidade de ouvir, de estar imbuído do dito dispõe a si mesmo, abre amplas possibilidades de estabelecer contato. Essa habilidade também é útil ao interagir com funcionários e subordinados.

• Auto estima. No que diz respeito à percepção de si mesmo no processo de comunicação, deve-se ser capaz de encontrar um "meio dourado". Responda com calma às críticas ou conselhos, mas também para não ser manipulado, para poder suprimir as tentativas de pressão com dignidade, para devolver a conversa ao caminho certo.
• Oratório. Capacidade de expressar seus pensamentos com clareza, transmitir o significado da fala ao interlocutor, sem obstruir as frases com palavras inadequadas e sem tirar o pensamento do tema da conversa. Esta habilidade não é dada a todos por natureza, portanto, é necessário dedicar tempo à arte de falar em público em sua formação.
• Alfabetização. A clareza da fala depende em grande parte da alfabetização de uma pessoa, e a habilidade de escrever sem erros é uma obrigação em um ambiente de negócios.
• Aparência. No mundo moderno, já existe um código de vestimenta estabelecido (código de vestimenta), que pressupõe uma determinada forma de vestimenta para visitas a locais de trabalho, eventos, organizações ou instituições. Normalmente, são ternos de negócios para homens e mulheres, um conjunto padrão de joias e acessórios. No caso da primeira visita a uma organização ou evento desconhecido, deve-se informar-se com antecedência sobre o código de vestimenta aceito.

Na estrutura da comunicação empresarial, podem ser distinguidas quatro etapas, cuja sequência permitirá obter o máximo efeito nas negociações.

Aqui, a primeira impressão é de primordial importância. Ao se preparar para um encontro com um interlocutor, será útil trabalhar com informações antecipadamente: o círculo de interesses do interlocutor, o ambiente e peculiaridades de sua cultura, regras e tradições que são importantes para o interlocutor. Isso fará com que você se sinta mais confiante e respeitoso com os traços de personalidade de seu parceiro.

As primeiras frases construídas corretamente são a chave para o sucesso de uma comunicação posterior. Você precisa começar chamando a atenção e a disposição do oponente para você. Isso ajudará na usual simpatia humana, cortesia, na manifestação de polido interesse pela pessoa do interlocutor, na pronúncia de seu nome.

No processo de discussão de tarefas, é necessário sintonizar com o interlocutor na mesma "onda". Esse resultado pode ser alcançado observando cuidadosamente o estado emocional do parceiro ou a atmosfera emocional geral dentro do grupo, quando se trata de negociações com o público.

Conhecer os três principais canais de percepção o ajudará a entrar em sintonia com o interlocutor: visão, audição e cinestésica (isso inclui tato, olfato, posição corporal, gestos e expressões faciais).

Concentração direta no tema da reunião, discussão de problemas e tarefas. O objetivo desta etapa é chegar a um acordo que seja mais satisfatório para ambas as partes.

Na terceira etapa, são utilizadas várias fases, nas quais consiste a essência do contato:

• identificar os motivos e objetivos do interlocutor;
• mantendo a atenção: é importante ver o fio condutor da conversa, sem desviar ou pular de um assunto para outro;
• argumentação e persuasão: usado em caso de diferenças de opinião;
• fixar o resultado é um momento crítico de uma conversa em que é necessário completar a comunicação sobre um determinado assunto, independente dos resultados, esse sentimento interno vem com a experiência e depende da observação, capacidade de captar com clareza as menores mudanças no background emocional do interlocutor.

A impressão geral da reunião é formada no último estágio da comunicação empresarial e é gravada de forma mais vívida na memória. Portanto, a capacidade de encerrar uma conversa de maneira adequada pode ser um fator determinante para uma cooperação futura.

Para saber como se comunicar lindamente, veja o próximo vídeo.