Ética e regras básicas de comunicação empresarial

A comunicação empresarial é um meio de comunicação entre pessoas no processo de realização de atividades empresariais ou no desempenho de funções laborais. Ou seja, é um tipo de comunicação que está associada ao processo de produção de um produto ou à prestação de algum serviço e não está associada às relações pessoais ou sociais entre as pessoas.

As comunicações comerciais civilizadas baseiam-se na observância por seus participantes de certas regras e normas não escritas que contribuem para a realização dos objetivos definidos pelas partes e a manutenção de boas relações comerciais entre elas, que são necessárias para uma maior interação mutuamente benéfica.

A principal diferença entre as relações comerciais e quaisquer outras é a regulamentação. Isso significa a presença de certos limites nas relações, determinados por tradições culturais, princípios morais humanos universais e as exigências da ética profissional.

A ética da comunicação empresarial é um dos componentes da ética geral, que possui todas as características desta. De maneira geral, esse conceito pode ser visto como uma espécie de portfólio de ideias sobre moralidade, suas normas e regras, que são orientadas por pessoas que se relacionam entre si no processo de atividades de produção.

Os princípios básicos da ética empresarial são:

• receber benefícios pelo número máximo de participantes na relação comercial;
• garantindo o mesmo acesso para todas as partes na relação com o objeto da relação comercial.

Na comunicação empresarial, há sempre uma contradição muito aguda entre as normas éticas e a própria essência da atividade empresarial, que os empresários resolvem de maneiras diferentes. Em qualquer caso, esta decisão se resume a uma das principais posições:

• A essência da posição pragmática ou do princípio do utilitarismo é que ética e negócios são conceitos incompatíveis. O principal é atingir indicadores de lucro máximo por qualquer meio. Os empreendedores que aderem a esse ponto de vista evitam falar sobre moralidade, obrigações sociais e padrões éticos.
• A posição civilizada ou o princípio do imperativo moral baseia-se no fato de que é a ética que pode ajudar a maximizar lucros, expandir ou fortalecer os contatos comerciais, introduzir e fortalecer regras éticas de conduta na sociedade como um todo, que não podem deixar de contribuir para o maior prosperidade dos negócios.

A ética empresarial hoje utiliza conhecimentos de vários campos (ética, psicologia, organização científica do trabalho).

Existem várias tarefas principais de etiqueta:

• A presença de certas normas de conduta estabelecidas e a necessidade de cumpri-las simplificam o procedimento de comunicação tanto com outras organizações como no coletivo de trabalho, pois é muito mais rápido e fácil trabalhar de acordo com os modelos geralmente aceites. Ao observar a etiqueta empresarial, os participantes da comunicação têm uma ideia clara do que esperar uns dos outros.
• A etiqueta contribui para a manutenção de relações normais com os representantes do meio externo da organização, bem como para a criação de um ambiente de trabalho na equipe.
• Também mantém o conforto moral de cada participante na comunicação. Na vida humana, a estabilidade mental costuma ser mais importante do que o conforto físico. A existência de regras de relações profissionais contribui para o recebimento da satisfação profissional de uma pessoa.

Os princípios básicos da etiqueta empresarial baseiam-se no fato de que, ao tomar uma decisão, você deve fazer de forma que os limites da ação estejam combinados com os valores morais dos outros participantes da comunicação e possam ser coordenados com seus interesses. Ao mesmo tempo, a coordenação deve ter um objetivo moralmente justificado, para o qual apenas ferramentas eticamente relevantes devem ser utilizadas.

Existem vários princípios básicos:

• Interpessoal. Qualquer comunicação, inclusive de negócios, ocorre entre pessoas com suas características pessoais. E apesar de a comunicação entre eles ter uma orientação profissional, o relacionamento interpessoal ainda influenciará o processo de interação.
• Continuidade. A essência deste princípio reside no início de um contato constante por parte dos participantes da comunicação, se eles se encontrarem no campo de visão um do outro. Partindo do fato de que as pessoas comunicam tanto por meios verbais como não verbais, elas compartilham constantemente certas informações umas com as outras, às quais cada participante da comunicação dá seu próprio significado e tira suas próprias conclusões.
• Objetivo. Qualquer interação tem um objetivo específico ou vários objetivos. No entanto, eles podem ser explícitos ou implícitos. Ao falar para um público, o palestrante tem um objetivo explícito de transmitir determinado material ao público, e um objetivo implícito - por exemplo, demonstrar ao público sua notável inteligência e eloqüência.
• Multidimensionalidade. Esse princípio pressupõe que nas relações comerciais não haja apenas a troca de informações, mas também a regulação do relacionamento entre as partes. Ou seja, na interação profissional, seus participantes transmitem entre si sua atitude emocional, que atua como um regulador de seus vínculos comerciais.

A partir das atribuições e dos princípios de ética empresarial acima mencionados, é possível formular normas éticas profissionais, igualmente necessárias ao cumprimento por parte dos funcionários comuns da equipe, bem como do gestor ou proprietário do empreendimento.

Eles são uma das principais ferramentas para o sucesso em uma profissão ou negócio:

• Precisão e pontualidade. Como parte de uma relação profissional ou comercial, você deve tentar nunca se atrasar para o trabalho, uma reunião ou uma reunião de negócios. Afinal, o grau de respeito e confiança de uma pessoa que fica esperando o tempo todo e ao mesmo tempo desperdiça o tempo dos outros está diminuindo rapidamente. Tal qualidade por parte dos outros fala da incapacidade de adaptação ao ritmo moderno da vida, da insegurança. Também é importante valorizar o tempo dos outros e não perdê-lo para conversas desnecessárias sem a sua permissão.
• Organização eficaz do espaço de trabalho... Um local de trabalho pode falar muito sobre seu proprietário. É claro que, se for mantido em ordem, o mesmo pode ser dito sobre os pensamentos de uma pessoa. Além disso, economiza significativamente o tempo de trabalho. Afinal, pode levar muito tempo para encontrar o documento necessário na área de trabalho entulhada de papéis.
• Comunicação educada e respeito pelos outros... Nas relações de negócios, é importante respeitar e se esforçar para entender o interlocutor, para poder se colocar no seu lugar e olhar a situação com seus olhos. Insultos e humilhações no âmbito profissional são inaceitáveis, assim como gritos, expressões "fortes" e grosserias. Você precisa ser capaz de agir não apenas em prol de seus próprios interesses. Ao mesmo tempo, você não deve mostrar altruísmo excessivo. Esse tipo de comportamento pode indicar maciez excessiva.

• Aparência apropriada à situação. Você deve sempre lembrar que a aparência é uma parte importante da comunicação empresarial. O principal na imagem não é a presença de atributos caros, mas a limpeza e a limpeza. Se um determinado estilo de roupa for adotado no escritório, é melhor segui-lo para não causar atitudes negativas em relação a você por parte da administração e dos colegas.
• Atitude de trabalho... Se um funcionário está focado em resultados, isso tem um efeito positivo em sua carreira e na eficiência da empresa. A atitude de "descuido" nunca é crível. Com esses funcionários, a empresa dificilmente pode esperar atingir seus objetivos.
• Gestos contidos. Não se esqueça do seu espaço pessoal. A etiqueta empresarial não aceita o contato tátil entre os participantes da comunicação. Beijos e toques não são permitidos. A única coisa que pode acontecer é um aperto de mão. Também vale a pena minimizar vários gestos e expressões faciais, porque eles podem identificar facilmente insinuações ou incertezas. As costas devem ser mantidas retas, o olhar deve ser firme e os movimentos devem ser claros.

• Regras para todos. A etiqueta empresarial é a mesma para todos, homens e mulheres. Uma mulher de negócios também pode apertar a mão de seu interlocutor. Ao mesmo tempo, ela não pode flertar, lançar olhares inequívocos ou fingir ser.As características do caráter de um participante de uma relação comercial não devem ser tornadas públicas. Rigor e contenção são as regras básicas a serem seguidas em um ambiente de trabalho.
• Observância da hierarquia... Na comunicação empresarial, não é o gênero que vem à tona, mas o princípio da hierarquia. Ou seja, o status de um empregado é determinado pela sua posição na carreira. O cumprimento da subordinação é uma das regras mais importantes nas relações comerciais.
• Relacionamentos dentro da equipe... Alcançar os objetivos traçados pela empresa é impossível sem uma equipe eficaz. Uma boa equipa se constrói na interacção correcta entre os seus membros (relação igualitária, ausência de "favoritos" e "vítimas", inadmissibilidade das relações pessoais).

• Confidencialidade... Os colaboradores devem ser capazes de guardar informações confidenciais, segredos oficiais, não divulgá-las sobre a situação da empresa, monitorar a proteção de dados pessoais.
• Tom de negócios nas cartas... Na correspondência enviada em nome da empresa, ou em resposta a qualquer documento, você deve cumprir as regras da correspondência comercial.

Em uma sociedade tradicional em relação aos valores e normas de etiqueta empresarial na organização existem vários tipos de comportamento humano:

• "Disciplinado" - um funcionário dedicado à organização que aceita integralmente as normas de comportamento nela aceitas e se comporta de forma a não criar conflito de interesses (próprio e da empresa).
• "Adaptando" - funcionário que se comporta de acordo com as normas geralmente aceitas na empresa, mas não aceita seus valores. Apesar de tal funcionário seguir as regras, ele não pode ser chamado de leal e leal à empresa. Em condições extremas para ele, ele pode cometer um ato que vai contra os valores da empresa.
• "Original" - um tipo de funcionário que compartilha dos valores da empresa, mas as normas de comportamento nela estabelecidas são inaceitáveis ​​para ele. A este respeito, tal pessoa pode ter conflitos com a administração e colegas. O sucesso da adaptação de tal funcionário só é possível se a empresa, excepcionalmente, permitir que ele não siga as normas gerais.
• "Rebelde" - funcionário para quem os valores e as regras estabelecidas na organização são estranhos. Apesar dos avisos, ele quebra barreiras e entra em constante conflito com outras pessoas em todos os níveis da hierarquia. A necessidade de aderir a certos padrões é percebida negativamente por ele. A razão para isso pode ser a relutância em entender a importância das normas e valores corporativos e a falta das habilidades necessárias para isso.

As peculiaridades da comunicação, condicionadas por deveres profissionais ou necessidade empresarial, dependem do nível em que ou entre quais níveis da hierarquia de gestão ela ocorre. Vamos considerar cada tipo de interação separadamente.

O conteúdo principal das regras éticas na comunicação entre um subordinado e um líder é reduzido a alguns destaques:

• O subordinado por seu comportamento deve contribuir para manter um clima psicológico confortável na equipe e ajudar seu chefe nisso.
• A tentativa de um subordinado de liderar o chefe será considerada uma manifestação de inobservância do princípio hierárquico e desrespeito. O subordinado tem o direito de expressar a sua opinião ao gestor, mas de forma correta e tendo em conta a sua posição.
• Um tom categórico ao se comunicar com a gerência não é permitido.
• Entrar em contato com um supervisor é considerado inaceitável.

As características da categoria de relações verticais de cima para baixo são determinadas pela regra: você precisa construir relacionamentos com os subordinados da maneira como gostaria que fosse o relacionamento com o líder.

O líder deve:

• esforçar-se para formar uma equipe coesa, empenhando-se em atingir objetivos comuns;
• averiguar os motivos das dificuldades surgidas no processo de atividade profissional;
• chamar a atenção dos subordinados para as ordens da administração que não tenham sido cumpridas por eles;
• apreciar os méritos de seus subordinados;
• confie em seus subordinados;
• admita seus erros;
• trate todos os funcionários igualmente.

O gerente não pode:

• criticar a personalidade do funcionário;
• fazer comentários na frente de outros subordinados;
• mostre aos funcionários que o gerente não está no controle da situação.

A essência das regras de etiqueta quanto ao direcionamento do relacionamento horizontalmente está na observância do princípio da empatia, ou seja, apresentar-se no papel de colega.

Alguns exemplos de etiqueta no nível de funcionário-funcionário são:

• chame os colegas pelo nome, porque o caminho para fazer amizades passa pelo nome da pessoa;
• sorria e seja amigável com os colegas;
• tente ouvir os colegas, não apenas você;
• tratar cada funcionário como uma pessoa;
• trate os colegas com a maior imparcialidade possível;
• tente compartilhar responsabilidades ao executar tarefas comuns;
• não faça promessas irrealistas.

Você aprenderá ainda mais sobre as habilidades de comunicação empresarial mais importantes no vídeo a seguir.