Tipos e principais fases da comunicação empresarial

A comunicação empresarial é parte integrante da vida da sociedade moderna. Todos os dias no trabalho, pessoas com um determinado status e ocupando uma determinada posição recorrem a vários tipos do mesmo e observam estritamente as regras públicas e privadas da etiqueta empresarial. A comunicação empresarial corretamente estruturada levará até mesmo um gerente novato à realização bem-sucedida da meta.

Por trás do conceito de comunicação empresarial está um tipo de comunicação, cuja finalidade não é o processo de negociação em si, mas a solução de um problema específico ou o alcance de um objetivo específico, que é vinculativo para todos os participantes da conversa e está fora o próprio processo de comunicação.

Este tipo de comunicação difere de outros tipos pela presença das seguintes circunstâncias:

• o propósito, os motivos ou a atividade devem ser comuns a todos os interlocutores;
• os negociadores estão em um intervalo de espaço-tempo comum: as comunicações empresariais podem ocorrer em qualquer organização, grupo ou equipe;
• todos os participantes desse processo estão interconectados, os papéis sociais são claramente distribuídos entre eles e uma hierarquia de comunicação é construída;
• a comunicação, nesse contexto, possui normas rígidas que devem ser obedecidas por todos os participantes, independente do status: as normas de comportamento em um ambiente de trabalho são a etiqueta empresarial.

As regras básicas de etiqueta empresarial incluem o seguinte:

• Interlocutores de negócios devem aderir a um certo estilo de comunicação, formular de forma clara e concisa o seu pensamento, apresentar argumentos de peso a favor do seu ponto de vista e ser capaz de ouvir e ouvir o interlocutor. Isso o ajudará a ter uma conversa produtiva sem tomar tempo desnecessário dos empresários.
• Com essa comunicação, os participantes da conversa deve ser o mais educado possível... As reuniões de negócios buscam algum tipo de benefício, então às vezes você precisa se comunicar com pessoas não muito agradáveis.
• Palavras compreensíveis e frases simples são inerentes a este estilo. Expresso em termos complexos e palavras estrangeiras, você pode enganar uma pessoa ou até mesmo ofendê-la. Por sua vez, isso irá interferir no cumprimento da meta estabelecida.

A comunicação empresarial exerce três funções principais que têm diferentes objetivos finais e princípios de impacto humano:

• Informação e comunicação a função envolve a coleta e formação de informações específicas pelos participantes da conversa, bem como a troca de conhecimentos acumulados no processo de negociação.
• Regulatório e comunicativo a função visa corrigir o comportamento dos participantes na comunicação. Durante a comunicação corporativa, o sujeito regula não apenas seu próprio modelo de comportamento, mas também os demais participantes da conversa. Para desempenhar esta função, os seguintes métodos são adequados: persuasão ou sugestão dentro da estrutura da etiqueta da fala, comportamento de cópia.
• Efetivamente comunicativo a função está diretamente relacionada aos aspectos emocionais dos sujeitos da comunicação.

Todos os tipos existentes de comunicação empresarial são classificados de acordo com vários parâmetros. Vamos considerar o mais popular entre os existentes.

Dependendo do método de troca de informações, a comunicação empresarial oral e escrita são diferenciadas:

1. Os tipos escritos de comunicação empresarial incluem todos os tipos de documentos oficiais. Pode ser um relatório de referência, uma nota explicativa, relatórios e atas de reuniões, cartas comerciais, uma declaração, um estatuto interno de uma empresa, um ato de baixa, uma ordem, uma indicação por escrito, uma descrição do trabalho e muito mais . Qualquer documento oficial com assinaturas ou selos é um assunto para comunicação comercial.
2. Negociações, reuniões, reuniões, conversas de negócios, relatórios, reuniões de planejamento podem ser atribuídos ao tipo oral de comunicação empresarial.

A propósito da interação entre os participantes, existem tipos diretos e indiretos de comunicação empresarial:

• A comunicação direta envolve negociações entre parceiros sem a utilização de recursos adicionais, ou seja, os interlocutores ficam na mesma sala e se comunicam face a face.
• O contato indireto ocorre com a utilização de meios modernos de comunicação - telefone, e-mail, videocomunicação.
• A comunicação remota permite que você resolva rapidamente alguns problemas entre parceiros de diferentes países. Mas a experiência mostra que as conversas cara a cara são as mais produtivas.

Outra classificação envolve a divisão dos tipos de comunicação empresarial em comunicação verbal e não verbal:

1. A comunicação verbal envolve interação entre pessoas usando a fala humana. Com a ajuda de sistemas de linguagem e dependendo das intenções de uma pessoa, os textos de fala são formados. Eles podem ser escritos e orais.
2. A interação não verbal entre as pessoas ocorre sem o uso da fala. O meio dessa comunicação é a manifestação externa de sentimentos e emoções - linguagem de sinais, expressões faciais, olhar e habilidades motoras corporais. Eles estão unidos por um conceito comum: cinestesia.

Além dos tipos, também existem formas de comunicação empresarial, eles são divididos em monológicos e dialógicos.

1. O primeiro grupo inclui formas de comunicação com um participante: relatório, apelo, discurso de boas-vindas, publicidade. Nesse caso, a pessoa atua como orador e transmite algumas informações ao ouvinte. Ele deve entender claramente do que está falando e ser capaz de expressar claramente seus pensamentos.
2. As formas de diálogo pressupõem a presença de dois ou mais participantes.

As negociações são uma forma adequada de comunicação ao discutir as questões mais importantes e são:

• vertical - com autoridades superiores;
• horizontal - dentro da organização;
• não autorizado - isto é, não planejado, realizado depois da escola;
• no nível mais alto - somente pessoas com o status de chefes de empresas interessadas se encontram;
• na mesa alargada - uma reunião de grupos de trabalho ou comissões especialmente nomeadas.

A conversa, entre outras formas, tem o caráter mais informal e simplificado. interações em um ambiente de trabalho. Este formulário inclui qualquer contato no trabalho desenvolvido para solucionar um problema. Nem todo mundo tem o dom de ter uma conversa casual com seus superiores na hora certa e conduzi-los com muito tato à solução dos problemas de interesse.

Discussão ou disputa é a maneira de resolver o problema comparando pontos de vista diferentes, muitas vezes opostos. O resultado de uma discussão produtiva é a adoção de uma decisão única, de comum acordo entre as partes, após ouvir, por sua vez, todos os aspectos positivos e negativos. Essa forma de comunicação tem o colorido emocional mais vívido, mas nos círculos de negócios é comum seguir algumas regras. Os oponentes não devem falar por muito tempo, interromper uns aos outros.

É comum dividir o processo de uma conversa de negócios, desde o início até a conquista de uma meta definida em determinados estágios ou fases.

Vamos considerar cada um deles com mais detalhes.

• Preparando-se para um compromisso. Nesta fase, é muito importante traçar um plano para a próxima conversa, para definir claramente para si mesmo a gama de tarefas necessárias para resolver problemas. Com antecedência, vale a pena fazer indagações sobre o interlocutor, a partir das quais se pode escolher a tática da conversa e os argumentos necessários. Na verdade, o resultado da reunião depende de quão significativa será a reunião.
• Local e hora para negociações. A definição deste parâmetro depende do papel dos interlocutores. Normalmente as coordenadas das negociações são definidas pelo interlocutor superior. Se a reunião estiver em pé de igualdade, os participantes podem concordar mutuamente.

• Configurando e fazendo contato com o interlocutor. Esta fase, por sua finalidade funcional, é o início das negociações. Muitas vezes, o primeiro olhar ou a palavra do interlocutor adiciona uma atitude subconsciente em relação a ele e influencia o desejo de continuar a conversa. Durante o estabelecimento do contato, é importante conquistar o interlocutor o quanto antes e concluir a etapa estabelecendo o contato psicológico - momento em que todos os participantes da comunicação estão prontos para ir direto ao ponto.
• Identificação de problema e troca de informações disponíveis. Nesta fase, é importante dar voz a todas as questões de interesse, indicar o rumo da conversa, dar uma compreensão geral do problema.
• Argumentos a favor da solução proposta... A fase de argumentação está intimamente ligada à fase anterior e flui suavemente a partir dela. Durante este período, é muito importante observar todos os aspectos positivos da sua visão de resolução do problema, para aplicar habilidades de persuasão, principalmente se o interlocutor aderir a um ponto de vista diferente.
• Contra-argumentos. Nesta fase, ocorre a escuta dos contra-argumentos do interlocutor, que nem sempre pode concordar. É importante ouvir com atenção e serenidade o interlocutor, para compreender a essência de sua posição. As perguntas orientadoras o ajudarão a entender se a objeção está relacionada à falta de informações fornecidas.
• Encontrar um compromisso na resolução do problema. No processo de apresentação alternada de argumentos e propostas, busca-se uma solução que convenha a todas as partes nas negociações.
• Tomando uma decisão. Essa etapa significa o acordo de todas as partes em uma posição única, chegando a um denominador comum.

• Fixação de resultados. Todas as reuniões de negócios terminam com a assinatura de uma confirmação por escrito de uma decisão conjunta.O acordo é reflexo do fato de a reunião ter um resultado final aceitável para todos.
• Encerre o contato. Depois de discutir questões importantes, você precisa ser capaz de se comunicar adequadamente com os interlocutores, talvez deixar um cartão de visita ou pedir detalhes de contato de parceiros.
• Análise os resultados obtidos. Esta fase é final. Destina-se a mostrar como a decisão tomada foi correta e lucrativa para os participantes da conversa.

A chave para um negócio de sucesso é uma comunicação empresarial devidamente estruturada com seus clientes e parceiros. Para isso, algumas nuances devem ser levadas em consideração.

• Você deve sempre manter a situação sob controle. A exibição de emoções e sentimentos é inadequada em um ambiente de negócios. Sentimentos de medo e insegurança podem interferir na tomada de decisões, e sentimentos de pena causados ​​pela manipulação do interlocutor podem levar à assinatura de um contrato não lucrativo. A manifestação de intemperança e agressão durante formas dialógicas de comunicação, como a discussão, é inaceitável. Com um parceiro desequilibrado e sempre em dúvida, quase ninguém quer lidar.
• Capacidade de antecipar os desejos do cliente - outra componente importante para uma gestão empresarial de sucesso, porque em qualquer negócio todas as atividades da empresa visam a satisfação das necessidades do cliente. Atenção e cortesia, serviço de primeira classe farão com que o cliente volte novamente.
• Planejamento e a capacidade de distinguir o principal do secundário. Em qualquer negociação, é importante falar breve e claramente, sem entrar nos detalhes do segundo plano. Os empresários geralmente têm tempo limitado, então você não deve preparar monólogos longos para reuniões importantes.
• As relações comerciais não devem interferir nas relações pessoais. Mesmo que uma pessoa não seja apreciada, isso não significa que ela não possa ser útil no sentido comercial. A manifestação de atitude benevolente e solidária, sincero interesse nos argumentos do interlocutor permitirá um encontro produtivo.
• Honestidade e transparência de intenções. Durante as negociações, você precisa se comportar com sinceridade, confirmando suas palavras com fatos e estatísticas. Afinal, qualquer ato desonesto em prol de um negócio lucrativo pode minar permanentemente a confiança do parceiro e prejudicar a reputação.
• Conhecimento dos princípios básicos de etiqueta empresarial.

O vídeo abaixo descreve as 5 regras básicas da comunicação empresarial.