Gestão do Tempo: Definição, Técnicas e Aprendizagem

Não é necessário possuir uma máquina do tempo para administrar corretamente o seu tempo, mas vale a pena conhecer as regras para a distribuição das forças por segundos. Especialmente para aqueles para quem as palavras "tempo é dinheiro" não são uma frase vazia, mas um lema de vida. Se você é um deles, é vital que domine pelo menos as habilidades básicas de gerenciamento do tempo.

A gestão do tempo traduzida literalmente do inglês é "gestão do tempo". Isso não significa que, tendo dominado essa arte, você será capaz de se mover para o passado ou para o futuro. A principal função do gerenciamento do tempo é tornar cada minuto de sua vida eficaz. E não se trata apenas de trabalho, é todo um sistema que soma os muitos elementos de nossa vida. Em termos simples, a gestão do tempo determina a nossa programação para o dia, semana, mês ou mesmo ano.

Não pense que esta definição e conceito são usados ​​apenas nos negócios. Freqüentemente, as donas de casa também não têm tempo suficiente para completar todas as tarefas domésticas. E muitas vezes isso não acontece porque eles não têm força suficiente, eles simplesmente não alocam tempo e esforço corretamente.

Em primeiro lugar, a gestão do tempo é utilizada para aumentar a eficiência pessoal de cada colaborador individual no seu local de trabalho e, consequentemente, para aumentar a produtividade de toda a organização, seja uma fábrica de máquinas-ferramenta de alta tecnologia ou um salão de beleza. Para escolher o tipo certo de gerenciamento do tempo que será usado por este ou aquele indivíduo, você deve primeiro estudar não apenas seus objetivos e metas pessoais, mas também suas qualidades pessoais, o quadrado de metas e até mesmo o biorritmo.

Se você calcular corretamente todos os recursos humanos, então qualquer um, mesmo o especialista mais ocupado e requisitado, sempre terá tempo suficiente para trabalhar e para descansar.

Os princípios básicos do trabalho de gerenciamento do tempo são distribuir adequadamente a carga sobre você e o tempo. É preciso destacar as tarefas principais e se livrar dos "comedores de tempo". Entre seus absorventes estão a comunicação na Internet ou no escritório que não significa nada para você, assistir a notícias desnecessárias ou correspondências publicitárias que chegam ao seu correio ou na forma de SMS, vários intervalos para fumar ou para o chá, e assim por diante.

Antes de acertar sua programação, você precisa priorizar. O autor de um dos métodos mais famosos e eficazes para isso é o 34º Presidente dos Estados Unidos da América, Dwight D. Eisenhower. O resultado final é o seguinte. Divida todas as atividades planejadas em 4 partes:

• urgente e importante;
• urgente, mas não importante;
• importante, mas não urgente;
• não urgente e sem importância.

Primeiro, vamos separar o joio do trigo e selecionar o que realmente precisamos. Você realmente precisa ir à loja amanhã com uma amiga para ajudá-la a escolher um presente de aniversário para sua mãe? Talvez ela consiga lidar com essa missão com calma por conta própria? Você gastará esse tempo em algo que realmente vale a pena seus esforços. UMA lembre-se de quantas horas você gastou em conversas sem sentido com o mesmo amigo ao telefone e agora imagine o quanto você poderia ter feito durante esse tempo.

Quantas horas por dia você passa vendo fotos de pessoas que conhece nas redes sociais? Mas este não é apenas o seu precioso tempo, mas também emoções que podem ser usadas com muito mais eficácia. O mesmo se aplica a "sentar-se" jogando paciência e outros entretenimentos "empolgantes".

É impossível compreender a imensidão e para não ficar deprimido com o fato de que você sempre não está fazendo nada, não levante a barra inicialmente. Inclua no plano exatamente o quanto for realista para implementar e sempre deixe um pouco de tempo de reserva, para que, ao se deparar com obstáculos inesperados ou problemas urgentes, tenha tempo para lidar com ambos.

Antes de embarcar em uma tarefa específica, decida o objetivo que você está perseguindo. Por que você precisa limpar sua área de trabalho pela quinta vez em uma semana? Você é um defensor da limpeza perfeita? Isso é verdade ou você quer apenas se distrair do trabalho com um pano úmido? Por que você foi servir o chá pela décima vez no dia, realmente queria bebê-lo ou estava distraído de suas tarefas principais?

Outra nuance que precisa ser levada em consideração para atingir a meta no prazo é não superestimá-la. Entenda por que você está assumindo um grande projeto. O que você deseja alcançar - dinheiro, fama, honra de colegas ou promoção. Somente entendendo qual é o verdadeiro objetivo, você pode se motivar completamente e se ocupar com o trabalho sem se distrair com coisas estranhas.

Use cada vitória como combustível para sua jornada futura. Dê a si mesmo "notas" ou pendure "medalhas". Se você fechou um projeto no prazo ou antes do prazo, não aceite o próximo imediatamente, aproveite o momento de “finalização”, lembre-se desses sentimentos e só então siga em frente. Lembre-se de se recompensar por um trabalho bem executado.

Não se agarre a tudo. Você não tem dez mãos e só tem uma cabeça. Enfrentando várias coisas ao mesmo tempo, você corre o risco de não completar nenhuma delas, pelo menos não conseguirá fazer qualitativamente. É como aprender um poema e resolver um problema de física ao mesmo tempo. Isso, você vê, não é realista. É o mesmo no trabalho.

E aqui na casa, para economizar tempo e esforço, algumas coisas podem ser combinadas. Afinal, enquanto as batatas estão fervendo ou os ovos para salada esfriam, é bem possível tirar o pó do peitoril da janela ou passar o aspirador no chão da cozinha, por exemplo.

Não deixe seu negócio seguir seu curso. Faça um plano de trabalho diário. Idealmente, isso deve ser feito na noite anterior. No agendamento para o dia seguinte, não se esqueça que pode surgir situação de força maior a qualquer momento. Você precisará levar sua mãe ao hospital ou pegar seu filho mais cedo na escola. Sempre se dê tempo para essas "contingências". Se você não precisa para essas necessidades, gaste-o em atividades adicionais.

Outro ponto importante. Reserve algum tempo para descansar. As pausas são essenciais. Pausas para exercícios fáceis, pausa para o almoço e até mesmo uma ligação para o filho também devem ser incluídas em sua programação.

Além disso, você precisa compô-lo, levando em consideração seus próprios biorritmos... Se você é matutino, defina as tarefas mais difíceis no início do dia e deixe a segunda metade para atividades que exijam o mínimo de esforço físico, mental e moral. Se você é uma "coruja" e sua cabeça começa a funcionar só mais perto da hora do almoço, então de manhã faça as tarefas mais simples, tome decisões importantes quando seu corpo estiver cheio de energia vital.

A palavra "investimento" geralmente significa investimentos financeiros. Você vai investir em algo que nunca lhe trará renda? Ninguém vai dar um rublo para a fábrica, que foi destruída ontem, porque se trata de um investimento morto. É o mesmo com o tempo. Pare de colocá-lo onde ele voe como um cano. Outro talk show com tema intrigante começou na TV, desligue a tela com urgência. Pergunte a si mesmo por que você precisa dessas informações? Somente? Então, por que desperdiçar seu precioso tempo com isso?

Uma amiga ligou e mais uma vez começou a falar sobre seu marido idiota? Encerre a conversa rapidamente e aconselhe seu amigo a entrar em contato com um psicólogo ou se cadastrar em um site de namoro.

Se você seguir todas as regras acima e ainda não tiver tempo suficiente, tente uma das técnicas que foram desenvolvidas várias vezes por especialistas em gerenciamento de tempo e pessoas "aleatórias". Um dos métodos mais difundidos em todo o mundo é a técnica do “Tomate”. Foi inventado por um estudante italiano comum que nunca teve tempo de se preparar para os exames.

Um dia ele decidiu assumir o controle de si mesmo e de seu tempo. Para fazer isso, usei o utensílio de cozinha mais comum - um cronômetro na forma de um tomate (daí o nome de uma tecnologia simples). Ele ligou o cronômetro por 25 minutos e durante esse tempo ele se dedicou apenas aos estudos. Imagine sua surpresa, porque literalmente imediatamente ele teve tempo suficiente para se preparar. Tente fazer o mesmo.

Inicie um cronômetro (despertador) para um horário específico, durante o qual execute apenas uma tarefa específica. Nem um telefonema, nem a notificação de uma nova carta por e-mail, nem qualquer outra coisa devem distraí-lo dessa tarefa. Muito em breve você sentirá que está se movendo em direção ao seu objetivo muito mais rápido do que antes.

Sinta-se como um fabricante de queijos usando outro método popular de gerenciamento de tempo chamado queijo suíço. É usado no caso de eles não poderem começar a implementar um grande projeto de qualquer forma. Neste caso, propõe-se apresentar este mesmo projeto na forma de um pedaço quadrado de queijo e começar a fazer queijo suíço a partir dele com muitos buracos grandes. Cada buraco é uma tarefa específica que deve ser concluída para se obter o resultado final.

Se você não sabe por onde começar, tente o primeiro "buraco" que aparecer aleatoriamente. Faça o mínimo esforço e então tudo funcionará como um relógio. A única condição é que você não pare o que começou. Deixe o que foi feito parecer uma parte muito pequena do que foi concebido, mas prossiga para qualquer estágio, apenas tendo determinado com precisão que você vai lidar com isso "de uma vez". Caso contrário, em vez de muitos buracos em seu queijo, você obterá um grande buraco, semelhante a um abismo, no qual o tempo e a energia cairão.

Siga rigorosamente a regra do prazo. O termo chegou até nós da América. Traduzido literalmente, significa "prazo final". Acredita-se que inicialmente esse era o nome da linha do presídio, cruzando a qual o prisioneiro era imediatamente morto. Em lugares não tão remotos, esses métodos não são usados ​​há muito tempo, mas no ambiente de negócios eles se tornaram muito difundidos. No mundo moderno, um prazo é uma linha no espaço de tempo que não pode ser cruzada de forma alguma.

Essa tecnologia é especialmente popular entre aqueles que trabalham remotamente. Não há ninguém para "encaixá-los", então você precisa definir uma estrutura para si mesmo. Também é frequentemente usado por pessoas em profissões criativas - jornalistas ou criadores de publicidade. No entanto, o prazo final também tem uma etapa intermediária - a linha vermelha (traduzida como "linha vermelha"). Este é o período em que você precisa entregar o trabalho bruto - o tempo restante é necessário para corrigir erros, revisões e alterações que o cliente pode fazer.

Às vezes, simplesmente não conseguimos realizar a tarefa só porque ela nos parece opressora, como um elefante. Para tornar mais fácil para você, divida o grande volume em pedaços pequenos. Comece pequeno.

Por exemplo, você precisa fazer uma limpeza geral de uma casa de campo ou renová-la. Ambos parecem ameaçadores. E se você quebrar o processo em pequenas etapas? Faça uma mesa onde o conserto ficará no topo (limpeza geral), e depois os subitens: janelas, portas, pisos, móveis e assim por diante. Concordo, desta forma o trabalho não parece mais tão difícil. Portanto, não transforme uma mosca em elefante.

Método divino "Kairos". Os antigos gregos consideravam Kairos o deus dos momentos felizes. Os especialistas em gerenciamento de tempo decidiram que uma pessoa moderna está a caminho com ele. A essência do método se resume em não perder um tempo separado com o que pode ser combinado com outros casos. Por exemplo, você precisa comprar um presente para sua mãe no dia 8 de março. Decida onde quer fazer isso e veja se você tem outros negócios nesta área da cidade em breve.

Você pode combinar 3 ou 4 metas ao mesmo tempo em um só lugar (vá ao banco para reabastecer sua conta, compre uma novidade e assim por diante). O mesmo vale para reuniões de negócios. Antes de ir para as negociações, formule todas as dúvidas e sugestões que você acumulou para o interlocutor. É possível que um telefonema ou reunião na hora do almoço seja suficiente para resolvê-los. E não se esqueça de ver se tem outras coisas para fazer aonde você for.

Você pode tentar todas as dicas que demos neste artigo, mas os exercícios mais simples devem ser seguidos primeiro. Por exemplo, estabeleça uma regra para não reorganizar o alarme depois que ele tocar. Em 5 ou mesmo 10 minutos você não conseguirá dormir, mas poderá chegar atrasado ao trabalho, depois do qual sentirá falta de tempo ao longo do dia e dificilmente conseguirá fazer tudo.

De modo geral, não existem segredos especiais sobre como economizar tempo. Aqui estão apenas mais algumas recomendações.

• Use as habilidades de seus colegas ou familiares. Compartilhe seu trabalho com eles - delegue autoridade. O pesquisador júnior certamente ficará feliz em ajudá-lo, e o marido (filho, filha) se encarregará de todas as tarefas básicas da casa, como levar o lixo para fora ou comprar pão.
• Se você decidir fazer do gerenciamento do tempo um estilo de vida, é melhor fazer um treinamento em um seminário especial ou convidar um especialista da área para a empresa para otimizar o fluxo de trabalho.

Como um bônus por ler este artigo, aqui está outro hack de vida para você. Pelo menos uma vez por mês, de preferência semanalmente, arrume para si um "dia limpo", que deverá passar sem telefone, comunicando-se por e-mail ou em mensagens instantâneas. Trata-se de uma proeza laboral com pequenas pausas para uma pausa, durante a qual tem de "limpar" todas as caixas, se de repente não tiver tempo para algo dentro de uma semana (mês).