Resumo

Dicas para escrever um currículo de secretária

Contente

O que um especialista faz?
Estrutura
O que não precisa ser especificado?
Como escrever uma carta de apresentação?
Amostras

O secretário da empresa encarrega-se de organizar as atividades do coletivo de trabalho e, em particular, do chefe da empresa. Este é um assistente do chefe da empresa, portanto, requisitos bastante rígidos são impostos aos candidatos a esta vaga. Detenhamo-nos mais detalhadamente nas questões de elaboração de um currículo bem-sucedido para se candidatar a um cargo de secretário.

O que um especialista faz?

O trabalho de qualquer secretária requer a habilidade de mudar rapidamente de um tipo de atividade de trabalho para outro. Essa pessoa desempenha uma variedade de tarefas, mas todas visam ajudar a primeira pessoa da empresa em seu trabalho, além de economizar seu tempo profissional e pessoal. Tradicionalmente, as funções de trabalho deste especialista incluem trabalho de escritório, trabalho com telefone, mini-central telefônica automática e equipamento de escritório, redistribuição de chamadas, bem como organizar reuniões, viagens de negócios e alguns outros trabalhos.

Recepcionista é responsável pela recepção inicial de clientes e visitantes, comunicação por telefone, recebimento de faxes, bem como suporte do serviço nas negociações com a chefia.
As responsabilidades do trabalho do administrador inclui a organização da interação mais eficaz dos funcionários da empresa, mantendo a ordem no espaço de escritório, fazendo a manutenção do equipamento de escritório, fornecendo ao escritório da empresa todos os artigos de papelaria e utensílios domésticos necessários.
As tarefas de um gerente assistente pessoal são ligeiramente diferentes. Este especialista está sempre ciente dos próximos eventos.É sobre seus ombros que recai sobre seus ombros o agendamento das reuniões de trabalho do chefe, o cumprimento de suas atribuições pessoais e muitas outras tarefas, que normalmente são negociadas em cada caso.
Oficial de justiça geralmente vinculado a um juiz - esse funcionário participa das sessões judiciais e realiza todo o trabalho documental necessário. A secretaria judicial se dedica ao arquivamento de documentos, à transferência de materiais para o escritório, à lavratura da ata da sessão do tribunal, bem como ao envio de citações. Os requisitos para esta posição são muito elevados: o trabalhador deve ter formação superior em Direito e experiência profissional de pelo menos 2 anos.
Secretário de imprensa supervisiona as questões de apresentação da marca, interage com a mídia, compila uma seleção de notícias relevantes. O assistente pessoal aceita toda a correspondência, prepara todos os papéis comerciais para a primeira pessoa da empresa, coleta informações de uma forma ou de outra relacionadas com a tomada de decisões importantes e também executa pedidos pontuais do chefe.

Há também uma especificidade nas atividades de assistente de notário, secretária-tradutora, bem como de funcionária da unidade educacional da escola.

Estrutura

Qualquer currículo consiste em vários blocos. Seguem recomendações sobre o que indicar em cada uma delas para o futuro secretário.

Responsabilidades

Em uma versão estendida, a lista de tarefas de trabalho de qualquer secretária é a seguinte:

recepção de cartas e requerimentos recebidos, sua redistribuição, transferência para pessoas responsáveis;
aceitação da documentação para assinatura pelo chefe;
atender chamadas telefônicas recebidas e encaminhá-los;
organização de negociações comerciais para o chefe;
preparação de recursos, cartas e outros documentos a pedido do chefe;
preparação de reuniões e reuniões de trabalho, recolhendo os materiais necessários, comunicando a todos os participantes do evento o local e horário da sua realização, finalizando as atas das reuniões;
prestação de serviços para organização de reuniões de convidados do chefe;
controle sobre a execução das ordens da administração pelos funcionários da empresa;
dotar a administração da empresa de material de escritório, material de escritório e demais meios necessários ao trabalho, contribuindo para o bom funcionamento do pessoal;
recepção de visitantes;
manutenção do arquivo da empresa;
organização de viagens de negócios para a primeira pessoa da empresa: compra de bilhetes, bem como reserva de quartos de hotel;
execução de outras ordens.

Se você está se candidatando ao cargo de secretário adjunto, esteja preparado para que a lista de atribuições seja complementada com verificação de documentos, preparação de revisões analíticas, coleta de materiais para relatórios e discursos.

Habilidades

O candidato bem-sucedido ao cargo de secretário deve ter as seguintes habilidades, que podem ser indicadas no currículo:

escritório;
conduzir conversas telefônicas;
reunião e consultoria inicial de clientes;
manter a vida do escritório;
processamento de correspondência;
organização de eventos e reuniões de negócios;
gestão do tempo do chefe;
conhecimento de equipamento de escritório e programas de PC de escritório.

Quais habilidades são prioritárias depende do campo de atividade da empresa... Por exemplo, se você precisa de uma secretária em um centro médico, dificilmente precisará de um conhecimento profundo do trabalho de escritório e do fluxo de trabalho, provavelmente não precisará preparar documentos para obter um visto. Esta posição requer a habilidade de se comunicar com os clientes, conhecimento dos fundamentos da ciência médica, a habilidade de se comunicar ao telefone em grandes volumes.

Conquistas

As realizações profissionais são importantes para qualquer empregador, entre os mais significativos geralmente estão os seguintes pontos:

otimização do fluxo de trabalho da empresa;
criar um clima de trabalho ideal no escritório;
organização de um sistema de interação entre departamentos;
Suporte para viagens;
coordenar as atividades de courier e serviços de limpeza.

Qualidades profissionais e pessoais

Uma secretária competente deve ter qualidades importantes como:

abertura à comunicação;
responsabilidade e foco em resultados;
posição de vida ativa;
capacidade de realizar tarefas em um ambiente multitarefa;
a capacidade de alternar rapidamente de uma atividade para outra;
falta de maus hábitos;
tolerância ao estresse;
precisão e escrupulosidade;
o desejo de levar o que foi iniciado ao fim;
decência;
a capacidade de trabalhar com informações pessoais;
Linguagem oral e escrita correta;
bons conhecimentos de etiqueta empresarial;
a capacidade de atuar em equipe.

experiência de trabalho

Se você já trabalhou como secretária, não será difícil para você descrever sua experiência de trabalho. Será muito mais difícil para os candidatos que procuram pela primeira vez nesta especialidade. No entanto, a falta de experiência não é motivo para ficar chateado; você sempre pode destacar as principais habilidades que possui.

Por exemplo, você pode especificar:

fluência em inglês e espanhol;
posse de todos os programas básicos de escritório;
conhecimento de equipamento de escritório;
Digitação com 10 dedos (300 caracteres por minuto).

Você sempre precisa destacar seus "trunfos" - isso permitirá que o empregador veja onde você é forte e se interesse por sua candidatura.

Educação

Para se qualificar para o cargo de secretário assistente em uma empresa conceituada, você precisa ter ensino superior. No entanto, o desempenho eficaz das funções muitas vezes requer cursos e treinamentos adicionais em trabalho de escritório, arquivamento, bem como treinamento em trabalho com equipamentos de escritório... Em escritórios menores, as secretárias geralmente desempenham as funções de um advogado associado ou mantêm registros contábeis. Neste caso, respectivamente, você precisará de uma educação jurídica ou econômica.

Ao candidatar-se ao cargo de secretário-administrador e recepcionista, a presença de um curso superior não é imprescindível.

O que não precisa ser especificado?

Detenhamo-nos um pouco mais no que não precisa ser indicado no currículo.

Hobbies e hobbies... Não é necessário descrever em detalhes como você gosta de cultivar flores / tricotar / bordar, caso sua atividade futura não tenha nada a ver com isso.
Toda a experiência de trabalho disponível. Muitas pessoas começam suas carreiras ocupando cargos como vendedor, zelador ou faxineiro. Se você trabalha há mais de 10 anos, será o suficiente para ficar em 2-3 vagas em uma especialidade semelhante.
A secretária deve ter uma aparência agradável, por isso é aconselhável anexar uma foto ao currículo. No entanto, nenhuma conotação sexual é permitida aqui - limite-se a uma foto de identificação estrita. As imagens em um maiô ou em um restaurante podem ser reproduzidas incorretamente.

Como escrever uma carta de apresentação?

Uma carta de apresentação é opcional, mas, mesmo assim, causará uma boa impressão em um potencial empregador. Não vale a pena repetir nele tudo o que está escrito no próprio currículo. Aqui você precisa indicar seu interesse na vaga e enfatizar brevemente a presença de habilidades e competências básicaspara o ajudar a cumprir os seus deveres profissionais.

Ao final da carta, agradeço seu interesse e expresse sua sincera esperança de uma resposta.