Profissão secretária-dactilógrafa

As máquinas de escrever desapareceram de uso e foram para o museu, mas a necessidade de uma pessoa que reúna documentos, coloque-os nas pastas certas, atenda visitantes e atenda telefonemas não foi a lugar nenhum. Neste artigo, falaremos sobre a profissão de "secretário-digitador" no mundo moderno - suas características, requisitos e onde esses especialistas são necessários hoje.

A secretária digitadora é uma das posições de secretariado júnior. Embora hoje este especialista não trabalhe mais em uma máquina de escrever, mas em um computador, o nome foi mantido não só pela tradição, mas também para enfatizar a natureza performática da obra. (em contraste com os cargos administrativos e de secretariado de um nível superior - gerente assistente, secretário-assistente, escrivão, gerente de escritório).

As informações sobre a profissão, funções exercidas, constam de dois documentos:

• “Livro de referência de qualificação unificada de cargos de gerentes, especialistas e outros funcionários” - abreviado como EKS (anteriormente denominado ETKS);
• padrão profissional "Especialista em gestão organizacional e documental da organização."

A prioridade de aplicação é o padrão profissional. Adaptado às especificidades do mercado moderno, contém uma descrição mais completa e detalhada das funções de trabalho.

O padrão profissional classifica o cargo de secretário-dactilógrafo no 3º nível de qualificação - isto é, suas funções envolvem o controle do trabalho por um especialista sênior, um mínimo de decisões independentes e funções gerenciais.

A principal tarefa do secretário-dactilógrafo é o conjunto de textos e documentos, a reprodução e sistematização da informação segundo um template (digitalização, cópia, redigitação de documentos, preenchimento de formulários padrão, classificação de correspondência, registro de entrada e saída de documentos).

Como qualquer profissão, a profissão de secretário digitador possui características próprias:

• o trabalho é caracterizado por um caráter bastante estressante, sendo que o funcionário deve ser capaz de realizar trabalhos monótonos de digitação, e se comunicar com as pessoas, ser a cara e a voz da empresa.
• não há uma lista rígida de funções - o secretário executa várias ordens do chefe;
• esta posição é um excelente começo para uma carreira e uma oportunidade de ganhar experiência útil para um futuro gerente;
• o trabalho é considerado feminino (isso se reflete até no título), embora os secretários homens não sejam menos procurados;
• a principal habilidade é construir relacionamentos corretamente com a equipe, e não em toda a velocidade de digitação.

Com base nos requisitos generalizados da norma profissional, uma descrição interna do trabalho é desenvolvida em cada organização - o principal documento que regula os direitos e obrigações do trabalhador.

É neste documento que a lista de funções desempenhadas por um funcionário em uma determinada organização é determinada. Em uma instrução típica, a funcionalidade pode simplesmente repetir as disposições correspondentes do padrão (anteriormente, a seção "Responsabilidades" era frequentemente copiada completamente do CEN). Normalmente, as instruções têm os seguintes pontos:

• imprime vários materiais na direção da cabeça;
• organiza conversas telefônicas da cabeça.

Se necessário, os itens podem ser especificados, especificados e o escopo das responsabilidades pode ser expandido ou reduzido em comparação com o padrão, se as especificações da organização assim o exigirem. Por exemplo, para a secretária-digitadora da escola, podem ser indicados pontos que ela organiza a emissão de certificados de trabalho ou estudo na escola, mantém um registo dos alunos. E em uma empresa comercial, podem ser disposições sobre como manter um registro de viagens de mensageiros e emitir certificados relevantes.

A norma profissional estabelece os requisitos mínimos para a nomeação de um secretário-digitador - para isso, basta o ensino médio completo.

Cursos especializados serão uma vantagem adicional. Além disso, nem o CEN, nem a norma profissional, de forma alguma, limitam os requisitos para o certificado de conclusão de tais cursos. Portanto, você pode escolher qualquer programa de treinamento para secretárias em uma enorme lista de propostas de centros de treinamento públicos e privados.

Embora a secretária digitadora não exija uma formação educacional séria e conhecimento acadêmico, ela precisa de um grande conjunto de habilidades práticas:

• habilidades confiáveis ​​de computador, conhecimento de programas de escritório, capacidade de trabalhar com equipamentos de escritório, alfabetização, velocidade de digitação rápida;
• a capacidade de trabalhar com documentação no âmbito das suas competências - conhecer as regras de elaboração de documentos normalizados, cartas de serviço, regras de ordenação e registo de correspondência e outros documentos;
• desenvolveu habilidades de comunicação, capacidade de construir relacionamentos com parceiros, clientes, funcionários, conhecimento da ética e etiqueta da comunicação empresarial, regras para trabalhar com dados confidenciais e proprietários;
• conhecimento dos regulamentos que regem o trabalho.

Um especialista deve ter não apenas habilidades profissionais, mas também certas qualidades pessoais: ele deve ser confiante, educado, emocionalmente estável, ser capaz de navegar rapidamente pela situação, resolver conflitos, trabalhar tanto no modo multitarefa quanto no modo de trabalho rotineiro, ter alta auto-organização, atenção, responsabilidade.

Anteriormente, as secretárias digitadoras trabalhavam em escritórios de máquinas. Hoje, o trabalho deste especialista é mais procurado nas seguintes organizações:

• no estado, estruturas administrativas;
• em instituições educacionais (escola, faculdade, universidade);
• em escritórios de advocacia, advogados particulares, notários;
• nos arquivos.

Além disso, uma vaga pode ser aberta em qualquer outra organização. Paralelamente, nas empresas privadas, o cargo pode ser denominado não só de secretário-digitador, mas também de secretário-administrador, de secretário da recepção, de secretário.